FRENDA -Rekryteringspolicy
Inledning
Denna policy beskriver hur FRENDA behandlar personuppgifter om dig som söker jobb hos oss, via vår rekryteringsplattform eller genom att skicka en spontanansökan till oss.
FRENDA behandlar personuppgifter som du inkluderar i din ansökan till oss, framför allt dina kontaktuppgifter (namn, mejladress och telefon) samt ditt cv och ditt personliga brev.Vi behandlar bara undantagsvis känslig information om dig, till exempel om du anger sådan information i löptext.
När du väljer att ”Connecta” med oss delar du information om vilken avdelning hos oss du är intresserad av att börja arbeta vid, samt antingen din LinkedIn-eller din Facebook-profil.
Vid eventuell anställningsintervju kommer vi att föra anteckningar om dig och i slutfasen av rekryteringsprocessen kommer vi att kontaktade referenser som du har uppgivit.
1. Introduktion
Denna policy beskriver hur FRENDA AB (organisationsnummer 559110–9078 och adress Adolf Fredriks kyrkogata 9, 111 37 Stockholm) behandlar personuppgifter om dig som söker jobb hos oss, via vår rekryteringsplattform eller genom att skicka en spontanansökan till oss på annat sätt.
Du kan när som helst kontakta oss genom att skriva till vårt dataskyddsombud på dso@frenda.se eller genom att ringa oss på telefonnummer 010-128 00 00.
2. Personuppgifter som FRENDA behandlar
2.1. Kategorier av personuppgifter
I vår rekrytering samlar vi in information om dig som är relevant för rekryteringsprocessen. FRENDA kategoriserar de personuppgifter som vi behandlar om dig på följande sätt:
• Arbetsrelaterad data (till exempel uppgift om tidigare anställning, utbildning)
• Enhetsinformation (till exempel webbläsartyp, IP-adress)
• Identitetsinformation (till exempel namn, personnummer)
• Kontaktuppgifter (till exempel mejladress, telefonnummer)
• Känsliga personuppgifter (till exempel uppgiftom partner, facklig tillhörighet)
• Värderande omdömen (intervjuanteckningar, testresultat, utvärdering)
• Nätverksinformation (till exempel dina kontakter på LinkedIn)
2.2.Personuppgifter som vi får från dig
FRENDA behandlar alla personuppgifter som du inkluderar i din ansökan till oss, framför allt dina kontaktuppgifter samt ditt cv och ditt personliga brev. I den mån vi efterfrågar något särskilt, till exempel ”Beskriv vad du anser är din bästa egenskap”, kommer vi även att behandla dina eventuella svar på dessa påståenden.
När du väljer att ”Connecta” med oss delar du information om vilken avdelning hos oss du är intresserad av att börja arbeta vid, samt antingen din LinkedIn-eller din Facebook-profil.
Observera att vi inte har något intresse av information om fackföreningsengagemang, religion, sexuell läggning, politiska åsikter, medicinska diagnoser eller liknande information som inte är av relevans för rekryteringen. Vi ber dig därför att inte inkludera sådan information i din ansökan till oss.
2.3.Personuppgifter som vi uppfattar om dig
När du använder vår rekryteringssida samlar vi in information om din användning, exempelvis med hjälp av cookies. Det handlar om teknisk enhetsinformation angående bland annat din uppkoppling såsom operativsystem, webbläsarversion, IP-adress och unika identifierare. Du kan blockera användningen av cookies genom inställningar i din webbläsare.
I vissa rekryteringsprocesser genomför FRENDA bakgrundskontroller. För att vi ska veta exakt när och vilka av dessa som blir relevanta för dig bör du kontakta ansvarig rekryterare.
Vi kommer även att föra anteckningar vid eventuell anställningsintervju och när vi kontaktar de referenser som du har uppgivit till oss, vilket endast sker i slutfasen av rekryteringsprocessen.
2.4.Personuppgifter som vi hämtar från andra källor
I slutskedet av rekryteringsprocessen (dvs. innan vi träffar anställningsavtal med dig)kontrollerar vi att de uppgifter som vi har fått från dig stämmer genom att jämföra dem med offentliga register. På så sätt säkerställer FRENDAatt vi har korrekta uppgifter om dig.
Vi samlar in data från tredje part, så som Facebook, LinkedIn och andra offentliga källor som underlag för bedömning av din ansökan. Det kallas "sourcing" och utförs manuellt av våra anställda eller automatiskt via vår rekryteringssida.
Vi samlar in uppgifter från befintliga anställda som kan rekommendera dig som arbetssökande.
3. Ändamål med vår personuppgiftsbehandling
3.1.Hantera jobbansökningar
För grundändamålet att hantera jobbansökningar behandlar FRENDA identitetsinformation, kontaktinformation, arbetsrelaterad data samt värderande omdömen om dig. Främst består informationen av ditt för-och efternamn, din kontaktinformation, jobbtitel, kön, födelsedatum, personligt brev, givna referenser samt intervjuanteckningar. För mer detaljerad information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig för den specifika roll du söker, kontakta ansvarig rekryterare. FRENDA har, tillsammans med dig, ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter för att kunna genomföra ett kompetensbaserat urval och få rätt kandidat till rätt tjänst.
3.2.Upprätthålla kandidatdatabas för framtida rekryteringar
Efter en avslutad rekryteringsprocess kan vi be om ditt samtycke till att få spara din information till framtida rekryteringar i vår kandidatdatabas. Den information som vi behandlar för det här ändamålet är framför allt ditt för-och efternamn, din kontaktinformation och ditt cv samt vilka tjänster du har sökt hos oss. Kandidatdatabasen baseras på att du samtycker till behandlingen för detta ändamål. Du har rätt att när som helst be oss radera informationen vi behandlar om dig fördetta ändamål.
3.3.Utvärdering och uppföljning av FRENDA:s rekryteringsprocess
FRENDA använder dina personuppgifter för att utvärdera och förbättra vår rekryteringsprocess. Mer specifikt gör vi det för att ta fram rapporter och statistik över antalet ansökningar per tjänst. Det här gör vi medgrund i vårt berättigade intresse av att genomföra effektiva och korrekta rekryteringar.
3.4.Rättsliga förpliktelser och rättsliga krav
Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för att FRENDA ska kunna uppfylla rättsliga förpliktelser som åvilar oss som rekryterande bolag enligt lagkrav, domslut eller myndighetsbeslut. Till exempel använder vi dina uppgifter för att uppfylla krav i lagen om anställningsskydd, LAS.
4. Vilka vi delar personuppgifter med
4.1.Kategorier av mottagare
FRENDA kommer inte att sälja dina personuppgifter. Däremot lämnar vi ut dina personuppgifter till mottagare som vi vet kommer att behandla dina personuppgifter i enlighet med gällande personuppgiftsreglering. Vi kategoriserar mottagare av dina personuppgifter på följande sätt:
• leverantörer (främst Teamtailor) och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden och underbiträden, enligt våra instruktioner, för tillhandahållandet av rekryteringsplattformen;
• myndigheter eller juridiska rådgivare, i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende; och
• myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller myndighetens beslut.
4.2.Tredjelandsöverföring
FRENDA, våra leverantörer och våra samarbetspartners behandlar dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES föreligger antingen ett beslut från EU-kommissionen om att tredjelandet i fråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller att lämpliga skyddsåtgärder har vidtagits av eventuell leverantör som garanterar att dina rättigheter skyddas.
5. Säkerhet och lagring
5.1.Säkerhetsåtgärder
Vi utvärderarständigt våra tekniska, organisatoriska och administrativa säkerhetsåtgärder för att skyddet för dina uppgifter ska bli så säkert som möjligt.
Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter i sitt arbete ska få tillgång till uppgifterna.
5.2.IT-säkerhet och underleverantörer
FRENDA använder endast personuppgiftsbiträden som har ett tillförlitligt IT-och informationssäkerhetsarbete. När vi agerar som personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde vidtar vi alltid lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen.
5.3.Lagringstid
Vi behandlar inte dina personuppgifter under längre tid än vad som är nödvändigt för att uppfylla ändamålen med behandlingen. När personuppgifterna inte längre behövs för ändamålet raderas eller anonymiseras demi enlighet med våra gallringsrutiner.
6. Dina rättigheter
6.1.Inledning
När vi behandlar personuppgifter om dig inom rekryteringsprocessen har du som registrerad flera rättigheter.
Rättigheterna finns utförligt beskrivna på Integritetsskyddsmyndigheten, IMY:s, webbsida. För att utöva rättigheterna nedan når du oss enklast på dso@frenda.se.
6.2.Tillgång till personuppgifter
Du har rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig genom att begära ett registerutdrag.
6.3.Rättelse och radering
Om vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt eller om vi inte längre behöver uppgifterna har du rätt att få dem raderade. Om uppgifterna istället är ofullständiga har du rätt att få dem kompletterade.
6.4.Dataportabilitet
Du har rätt att få personuppgifter som du lämnat till oss om dig i ett allmänt, skriftligt, maskinläsbart och strukturerat format, eller föra över dessa till annan personuppgiftsansvarig, om behandlingen sker med stöd av ditt samtycke eller ett avtal med dig.
6.5.Begränsning av behandling
Du har rätt att begära att vi ska begränsa vår behandling av dina personuppgifter. Det innebär att vi markerar uppgifterna så att vi i framtiden endast behandlar dem i vissa särskilda syften.
6.6.Rätt att göra invändningar
Du har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som utförs i syfte utföra en uppgift av allmänt intresse eller med stöd av vårt berättigade intresse.
6.7.Rätt att inge klagomål
Du har rätt att klaga till IMY om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt.
7. Övrigt
För frågor eller funderingar om hur FRENDA behandlar dina personuppgifter och vårt integritetsarbete kontakta vårt integritetsteam på: dso@frenda.se.
FRENDA arbetar ständigt med att utveckla och förbättra vår rekryteringsprocess. Vi kommer därför att uppdatera denna personuppgiftspolicy i samband med att vi ändrar hur vi behandlar dina personuppgifter.
8. Översiktskartor
Ändamål: Hantera jobbansökningarBehandlingar som utförs:
• Inhämtning och registrering av ansökning
• Arbetsintervju
• Bakgrundskontroll
• Referenstagning
Kategorier av personuppgifter: Arbetsrelaterad data, identitetsinformation, kontaktuppgifter, [värderande omdömen], [nätverksinformation]
Laglig grund: Ditt och FRENDA:s gemensamma berättigade intresse.
Lagringsperiod: Information sparas tills rekryteringsprocessen är avslutad och därefter sparas viss information i upp till två (2) år, i enlighet med tillämplig arbetslagstiftning och diskrimineringslagar.
Kategorier av mottagare: Tjänsteleverantörer av rekryterings-och HR-system.
Ändamål: Kandidatdatabas för framtida rekrytering
Behandlingar som utförs:
• Inhämtning av ditt samtycke till lagring för framtida rekrytering
• Lagring av ditt CV och din personliga information
• Kontroll av din information i kandidatdatabas för att tillsätta lämpliga tjänster
Kategorier av personuppgifter: Arbetsrelaterad data, identitetsinformation, kontaktuppgifter, enhetsinformation, nätverksinformation, information om tidigare sökta tjänster hos FRENDA
Laglig grund: Ditt samtycke.
Lagringsperiod: Din grundläggande kontaktinformation och ditt cv sparas initialt i fyra (4) år och därefter kan du samtycka till ytterligare fyra (4) år, observera att bakgrundskontroller och liknande tester bara sparas i trettio (30) dagar och måste genomföras på nytt inför varje ny rekrytering.
Kategorier av mottagare: Tjänsteleverantörer i form av rekryterings-och HR-system.
Ändamål: Uppfylla rättsliga skyldigheter & bemöta rättsliga krav
Behandlingar som utförs:
• Användning av sparade uppgifter om dig för att uppfylla krav i Lagen om anställningsskydd (LAS) samt tillämpliga kollektivavtal
• Användning av sparade uppgifter om dig för att hantera eventuella krav från dig eller annan i samband med en tvist.
Kategorier av personuppgifter: Arbetsrelaterad data, identitetsinformation, kontaktuppgifter,[känsliga uppgifter], [värderande omdömen]
Laglig grund: FRENDA:srättsliga förpliktelser som rekryterande bolagsamt vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, till exempel vid en tvist.
Lagringsperiod: Information sparas så länge som är nödvändigt för att uppfylla rättsliga krav enligt LAS och i längsta fall två (2) år för diskrimineringsmål.
Kategorier av mottagare: Berörda myndigheter.